Microsoft Access im Controlling – Vorteile und Nachteile

Credit: Ausgangspunkt dieses Artikels waren Überlegungen des Datenbankentwicklers Olaf Nöhring von datenbank-projekt.de, denen ich meine eigenen Erfahrungen und Beobachtungen hinzugefügt habe.

Wie sinnvoll wird MS Access im Controlling verwendet?

Ist dies Verwendung von MS Access im Controlling generell sinnvoll?

Seit 1998 sehe ich in verschiedenen Zusammenhängen die Anwendung von MS Access im Controlling. Mal

erschien mir das mehr, mal weniger sinnvoll.

Erfahrungen mit MS Access

Ich weiß nicht, was Ihr persönlicher Erfahrungslevel mit Access ist.

Ich selbst habe 1998 begonnen, mit Access zu arbeiten und habe ein paar Controlling-Projekte durchgeführt, bei denen Access eine zentrale Rolle spielte.

Dabei habe ich Felder und Tabellen angelegt, Daten erfasst, Abfragen erstellt und größere Datenmengen ausgewertet.

Meine erste eigene Anwendung war eine Adressdatenbank möglicher Kunden, mit der ich Serienbriefe mit meiner eigenen Werbung versendet habe. Später habe ich dann mehr und mehr Anwendungen im Controlling mit bedient.

Vorteile von Microsoft Access im Controlling

MS Access ist außerordentlich benutzerfreundlich.

Im Vergleich zur Alternative LibreOffice base ist die Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität außerordentlich viel besser.

Als Datenbankanwendung ist Access beliebt. Hier ein Ranking von Datenbanken und Datenbankanwendungen:
https://db-engines.com/de/ranking

Professionelle Nicht-Profis

Auch Beschäftigte ohne Programmierkenntnisse können Tabellen anlegen und Abfragen durchführen, mit Hilfe der intuitiven Benutzeroberfläche.

Auf der anderen Seite gibt es viele Möglichkeiten für ausgebildete EntwicklerInnen, anspruchsvolle Lösungen zu entwickeln – allerdings nur bis zu einer gewissen Dateigröße.

Preisgünstig

Die meisten Unternehmen haben MS Access sowieso bzw. können es gegen geringe Lizenzgebühren nutzen.

Dennoch, denken Sie an die alte Controller-Weisheit: BILLIG IST TEUER!

Der Preis sollte nicht das ausschlaggebende Kriterium für eine Datenbankanwendung sein, schon gar nicht für eine, die business critical ist.

Multi-User

Access-Anwendungen können von mehreren Benutzern gleichzeitig verwendet werden, wobei jeder von diesen unterschiedliche Rechte besitzen und unterschiedliche Eingabe- und Ausgabe-Möglichkeiten haben kann.

Integration mit MS Office

Seit 2010 wird der Austausch von Daten zwischen Programmen immer einfacher. Die Schnittstellen werden immer besser, und immer mehr Menschen haben die Kompetenz, mit Daten umzugehen.

Tendenziell ist trotzdem die Integration der Produkte von MS Office untereinander immer noch besser und einfacher handhabbar als etwa der Austausch zwischen MS Office und LibreOffice.

Der Export von Abfrageergebnissen nach Excel ist ebenso automatisiert und vorkonfiguriert wie der Import von xls und xlsx nach Access.

Microsoft stellt ggf. eine sog. Runtime kostenlos zur Verfügung mit der Access Anwendungen auch auf Systemen laufen können die selbst keine Access-Installation besitzen.

Hohe Verbreitung, große Community, viel Hilfe

Wie bereits an anderen Stellen ausgeführt, der Umgang in den meisten deutschsprachigen Software-Foren ist weniger unterstützend als viel mehr eine Kindergarten-Klopperei im Sandkasten mit Schmähungen und viel bäbäbäh.

Dennoch gibt es mehr NutzerInnen von MS Access als von exotischeren Datenbankanwendungen, und auch viele Nicht-Profis im Bereich Datenbank haben schon mal das eine oder andere Problem in Access gelöst.

Deshalb gibt es viele Menschen, die potenziell helfen können. Das bedeutet auch, dass sich relativ schnell eine Überbrückung findet, falls die Datenbank-Verantwortlichen gehen, krank werden, usw.

Zugriff auf viele Datenformate, einfacher Import

Access kann eine große Zahl unterschiedlicher Formate nutzen, angefangen von alten DOS Datenbanken die dBase bis zum SQL Server oder OpenSource Datenbanken wie MySQL und PostgreSQL per ODBC Datenanbindung.

Daten aus anderen Anwendungen lassen sich nicht nur nutzen, sondern auch relativ einfach in Access übernehmen.

Das gilt allerdings nach meiner Erfahrung für so ziemlich alle relationalen Datenbanken.

Die Basis sind einfache Texte und Buchstaben. Daraus wird eine Datenbank durch die Bezüge der Tabellen aufeinander.

Umfangreicher Abfragengenerator

Das Beste an MS Access sind wohl die Möglichkeiten, Abfragen zu erstellen, ohne SQL-Code schreiben zu müssen.

Wer also den Abfrage-Editor grundlegend verstanden hat, kann abfragen ohne Programmierkenntnisse.

Wer auf der anderen Seite SQL beherrscht, kann auch dieses nutzen.

Berichtsgenerator

Mit Access lassen sich auch Berichte erstellen.

Über Nutzerfreundlichkeit und Designoptionen der Berichte gibt es verschiedene Meinungen. Ich persönlich mag das Berichtswesen in Access überhaupt nicht und erstelle Auswertungen lieber in Excel. Graphische Aufbereitungen in Tableau, Metabase oder PowerBI.

Da Access auch andere Datenformate nutzen kann, ist es denkbar Berichte in Access zu erstellen, die Quelldaten aus anderen (als Access selbst) Quellen nutzen. Entwicklungen auch nur annähernd qualitativ ähnlicher Berichte im Web (wie JasperReports oder CrystalReports) sind wesentlich komplizierter.

Code Editor

Ebenso wie VBA für Excel, gibt es auch VBA für Access.

VBA ist eine sehr umfangreiche Programmiersprache und bietet viele Möglichkeiten.

Die meisten Anwendungen, die ich in VBA gesehen habe, erschienen mir für praktische Zwecke allerdings unnötig und mehr dem Spieltrieb der EntwicklerInnen geschuldet als einer Orientierung an relevanten Fragestellungen im Controlling.

Erweiterungen ohne Code

Tabellen hinzufügen, Tabellen umstrukturieren, Abfragen hinzufügen oder erweitern, neue Themenbereiche in die Datenbank einbringen, all das ist möglich, ohne dass AnwenderInnen eine Zeile Code schreiben müssen.

Dies erleichtert eine Pflege und Weiterentwicklung der Datenbank.

Ideal für Netzwerkanwendungen

Access eignet sich wunderbar für Anwendungen im LAN des Unternehmens, bei der unterschiedliche Nutzer auf die gleichen Daten zugreifen und mit diesen arbeiten.

Der Umgang mit Backend (Daten die einmal, zentral z.B. auf einem Netzlaufwerk hinterlegt sind) und Frontend (Arbeitsoberfläche auf den Rechnern der einzelnen Nutzer) ist eine Selbstverständlichkeit für Access.

Gute Performanz

Auf heutigen PCs kann u.U. die komplette Datenbank im Speicher gehalten werden, was extrem schnelles Arbeiten ermöglicht – oft schneller als bei Client-Server-Systemen.

Anforderungen des Unternehmens an die Auswertung (z.B. Anzahl und Komplexität der für eine Auswertung zu berücksichtigenden Kriterien) beeinträchtigen natürlich die Performanz – wie auch bei Client-Server Umgebungen.

Situationen ohne Verbindung und Datensicherung

Accessanwendungen können auf Laptops und Systemen betrieben werden, auch ganz ohne Verbindung nach außen.

Accessdatenbanken können ohne Verbindung zum Unternehmensnetz laufen, Internet ist zum Betrieb ebenfalls nicht nötig.

Zur Not könnten Sie Ihre Accessdatenbank sogar per Email verschicken. Genau so einfach lässt sich eine Access-Datenbank sichern: Eine einfache Kopie der Datei reicht!

Nachteile von Microsoft Access im Controlling

MS Access im Controlling ist nicht in jedem Fall die perfekte Lösung. Es gibt auch Aspekte, die nicht so gut funktionieren.

Als Web-Anwendung ungünstig

Access wurde nicht entwickelt, um Webseiten damit zu erstellen.

Heutzutage (ab Access 2010) lassen sich Teile einer Accessdatenbank auf SharePoint und SQL Azure Servern exportieren. Dies vereint gewisse Möglichkeiten von Access und dem Web.

Formulare und Berichte, die keinen VBA Code enthalten, können häufig übertragen und damit nicht-Access-Nutzern zur Verfügung gestellt werden. Leider sind Lizenzkosten (auch Office 365) hierbei zu berücksichtigen.
Daher ist eine Berücksichtigung des späteren Einsatzes einer (Access-)Datenbank schon im Vorfeld bei der Planung sinnvoll: Web – oder Nicht-Web – oder Web-In-Welchem-Umfang.

Fernzugriff möglich, wenn auch nur auf Windows

Anders als z.B. MySQL, ist Access gebunden an ein Windows-Umfeld und läuft nicht auf Mac oder Linux.

Natürlich gibt es inzwischen (Stand: September 2021) auch virtuelle Desktops im Netz, auf die dann mehrere Personen zugreifen können.

Ich habe selbst keine Erfahrungen mit solchen Desktops mit Multiuser-Zugriffen außer einem einzigen Fall, wo aber Oracle installiert war, welches legendär langsam reagierte.

Mit EinzelbenutzerInnen dagegen habe ich auf Remote-Desktops schon oft gearbeitet, und das lief sehr gut.

Installationsprobleme

Accessanwendungen benötigen eine installierte Access Version. Hierbei kann es sich um ein “echtes” Access oder um eine sog. Runtime-Version handeln.

Unterschiedliche, gleichzeitig installierte Access- und Office-Versionen können aber verschiedenste Probleme aufwerfen die im Voraus oft nicht absehbar sind. Dies erfordert entsprechende Planung.

Falls Access schon wie in vielen Unternehmen installiert ist, ist dieses Problem zu vernachlässigen. Abstimmung erfordert dann nur, für bzw. mit welcher Access Version entwickelt und gearbeitet werden soll.

In der zweiten Hälfte der 2000er begegnete mir z.B. eine Installation von Access 97, auf der zwei Millionen Kundenabonnements verwaltet wurden. Ein Update war nach Aussage der IT damals aus technischen Gründen nicht möglich, so dass die Anwendung isoliert weiter laufen musste.

(Anmerkung: Wenn die IT sagt „das geht nicht“, dann meint sie meistens: „Da haben wir gerade kein Bock drauf“.)

Ein großer Vorteil von Webanwendungen (im Gegensatz zu Access) ist, dass es eine Oberfläche – die im Web – gibt. Entwicklung findet an einer einzigen Stelle statt und jeder Browser kann neue Features direkt nutzen.

Das Problem eines veralteten Frontend lässt sich so umgehen.

Das ist wohl einer der Hauptgründe, dass MySQL so beliebt und verbreitet ist.

Sicherheit, Datenschutz und -integrität

Mittlerweile lassen sich Access-Datenbanken recht einfach verschlüsseln und mit einem Passwort schützen.

Eine lokale Installation wie Access kann jedoch nicht den gleichen Zugriffsschutz bieten wie eine Serverinstallation z.B. SQL Server.

Ähnliches gilt für die Datenintegrität, die Sicherheit der Daten vor unbeabsichtigter Veränderung.

In Datenbankmanagementsystemen wie dem SQL Server lassen sich etliche Vorkehrungen treffen um Änderungen zu dokumentieren und Fehler beim Umgang mit den Daten zu verhindern.

Die Möglichkeit, eine Kopie der Access-Datei anzufertigen ist zugleich Vor- wie Nachteil: Eine solche ist schnell angefertigt – leider jedoch auch durch unberechtigte Dritte.

Eingeschränkte Skalierbarkeit

Access hat (noch immer) eine Begrenzung der Dateigröße. Als ich zuletzt nachgesehen habe, waren dies 2 GB.

Bei sehr großen Datenmengen wird Access alleine nicht genügen.

Auch ist die gleichzeitige Nutzung von Access auf 255 Benutzer beschränkt (technisch).

Eine praktische Beschränkung auf weniger Nutzer kann durch das vorhandene Netzwerk gegeben sein, so dass eine tatsächlich gleichzeitige Nutzung von wahrscheinlich 10 bis 80 Nutzern möglich ist (immer auch abhängig von der Anwendung und deren Tätigkeiten).

Dies bedeutet, bei Unternehmen mit mehr als 200 Beschäftigten ist dann sehr schnell Ende der Kapazität.

Ich habe auch in großen Konzernen den Einsatz von MS Access gesehen, zur Lösung von Teilaufgaben einzelner Abteilungen, etwa um laufend Auswertungen zu fahren, die nur für die betreffende Abteilung relevant sind. Dafür fand ich Access sehr gut geeignet.

Gruselig wird es, wenn in Access Anwendungen laufen, die zum Vertrieb, Verkauf oder sogar zur Fakturierung gehören, die nicht in die Softwarelandschaft des Unternehmens integriert sind.

Da wird dann gewurschtelt und gefummelt, manuelles Copy&Paste betrieben, um die Daten in die zentralen Anwendungen zu bekommen, natürlich nicht in Echtzeit.

Das größte Problem in der Praxis: Anwendungen ohne Dokumentation

Wer aus der Praxis kommt, wird dies kennen. Es kommt so häufig vor, dass es fast schon ein satirisches Meme ist: Jemand entwickelt eine komplexere Anwendung in MS Access im Controlling, dokumentiert keine einzige Zeile und rennt dann weg, so schnell er kann.

Dokumentation ist für Weicheier! Soll sich jeder selbst rausfummeln! Access hat man schließlich zu können!

Die Tatsache, dass es wirklich viele Menschen gibt, die MS Access zumindest oberflächlich kennen, kann Geeks zu der Einschätzung verleiten, dass auch eine Anwendung mit 10 Tabellen, 20 Berichten, 30 Abfragen und 300 Zeilen VBA nicht der Dokumentation bedarf.

Irgendwann wird die Anwendung business critical, und dann viel Spaß!

So und ähnlich gesehen in mehreren Fällen. Zweimal habe ich dann die Dokumentation erstellt.

Fazit zu MS Access im Controlling

MS Access ist ein tolles, flexibles Tool, mit dem man viel anfangen kann. Microsoft hat auch hier wieder extrem gute Arbeit geleistet.

Access hat mir seinerzeit einen Einstieg in die Welt der Datenbanken ermöglicht. Daher finde ich auch den Namen so passend.

In MS Access können Menschen mit wenig Vorbildung Datenbanken und Tabellen erstellen, befüllen und abfragen.

Die Einfachheit der Bedienung verleitet die Anwendenden manchmal zur Sorglosigkeit. Die Datenbank wird dann immer weiter erweitert, bis niemand mehr durchsieht.

Für ein kleines Business, das auch plant, klein zu bleiben, kann MS Access eine großartige Lösung sein.

Für größere Unternehmen empfehle ich es nicht, außer für abteilungsinterne Fragestellungen, die aber auch langfristig abteilungsintern bleiben müssen.

Viel Erfolg!

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